Gallery

-file Gallery ist ein multilinguales Datenbankprogramm, das punktgenau auf Arbeitsvorgänge in Galerien zugeschnitten ist. -file Gallery archiviert in bis zu drei Sprachen Informationen über Kunstwerke, Künstler, Kunden und andere Akteure des Kunstbetriebs und verknüpft diese effizient und übersichtlich. Sie behalten den Überblick im Dickicht von bereits ausgeführten und noch anstehenden Aufgaben. Intuitiv lassen sich neue Daten einfügen und alte modifizieren. Mit wenigen Klicks können ausgewählte Daten und Bilder in Dokumente ausgegeben werden, die wir nach Ihren Wünschen gestalten. Mit -file Gallery gelingt Ihnen die tagtägliche Arbeit rund um das Produzieren, Präsentieren, Publizieren, Ausstellen, Lagern, Transportieren, Vermitteln, Verkaufen und Bewerben von Kunst mühelos und zeitsparend.

Im Zentrum der Arbeit mit -file Gallery stehen die Contacts (Adressdatenbank) mit einer separaten Verwaltung der Artists (Galeriekünstler), das Inventory (Werkverzeichnis), die Selections (ein Auswahlverfahren, um Listen und Druckdokumente zu erstellen) und die Invoices (Rechnungen) – entsprechend dem Fokus einer Galerie auf Kunstwerke, Kunden und Künstler.

Alle Ausgabedokumente werden an Ihre CI angepasst.
Arbeitsbeispiel Präsentation
Arbeitsbeispiel Werkliste

Contacts – Adressbuch

Mit dem Adressbuch von -file Gallery verfügen Sie über ein einfach zu bedienendes Werkzeug zur effektiven Kontaktpflege. Es enthält alle wichtigen Kontaktdaten von Kunden, Sammlern, Dienstleistern und Pressevertretern.

Neben grundlegenden Kontakt- und Adressinformationen wird zu jeder Person ein Profil vorgehalten, das z. B. ein bestimmtes Kunstinteresse sowie bereits versandte Angebote und Rechnungen erfasst. Bleiben Sie so immer auf dem Laufenden darüber, an welchen Künstlern ein Sammler, Kurator oder Kritiker Interesse hat oder welcher Rahmenbauer Ihnen die besten Konditionen bietet.

Sie haben die Möglichkeit, jeden Ihrer Adresseinträge beliebig vielen Verteilern zuzuordnen. Legen Sie beispielsweise verschiedene Verteiler für Einladungen, Pressearbeit oder Katalogversand an. Mit nur einem Klick erstellen Sie personalisierte Rundbriefe oder Etiketten – auch bei sehr großen Datenbeständen. Gerne bieten wir Ihnen zusätzliche Funktionen wie die Einbindung Ihres elektronischen Newsletters* an.

Artists – Künstler

Hier können Sie zu jedem Künstler detaillierte Informationen wie Kontaktdaten, biografische Angaben oder Preisabsprachen notieren. Durch die Verknüpfung mit den anderen Teilbereichen von art-file Gallery sehen Sie auf einen Blick sämtliche Arbeiten des Künstlers und ob diese nach einem Verkauf bereits mit dem Künstler abgerechnet wurden.

Inventory – Werkverzeichnis

Im Inventory werden alle für die Galerie relevanten Kunstwerke erfasst. Zu jeder Arbeit können Sie außer der Bildlegende detaillierte Angaben, beliebig viele Abbildungen und PDF-Dokumente einpflegen. In Kombination mit den Selections können Sie in wenigen Schritten ausgewählte Arbeiten zu übersichtlichen Portfolios, Werkverzeichnissen, Exponatenlisten und vieles mehr zusammenfassen und diese ausdrucken, als PDF per E-Mail versenden oder online im passwortgeschützten Private-View-Bereich* veröffentlichen.

Durch die interne Verknüpfung des Inventory mit den anderen Teilbereichen von -file Gallery sind Sie immer informiert – etwa darüber, wo sich eine Arbeit gerade befindet, welche Werke bzw. Auflagen bereits produziert wurden, ob und an wen sie verkauft wurden und zu welchem Preis.

Invoice – Buchhaltung

Die buchhalterisch exakte Fakturierung mittels -file Gallery lässt sich bis ins kleinste Detail an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Erreichen Sie eine bedeutende Vereinfachung der Rechnungslegung – insbesondere bei internationalen Verkäufen. Im Handumdrehen erstellen Sie Kundenrechnungen oder Listen für den Steuerberater in unterschiedlichen Währungen und mit verschiedenen Mehrwert-steuersätzen. Diese Vorgänge sind so weit wie möglich automatisiert, etwa die Vergabe von Rechnungsnummern oder die Verrechnung von Rabatten. Mit den vorhandenen Informationen aus den Rechnungen lassen sich so z. B. auch mit einem Klick Übersichten über die Verkäufe oder steuerrelevante Reports generieren. Mit ähnlichen Funktionen wickeln Sie im Bereich Artist Invoices (Künstlergegenrechnungen) die Abrechnung verkaufter Kunstwerke mit den Künstlern zügig und weitgehend automatisiert ab.

Selections – Auswahllisten

Druckdokumente
Mithilfe der Selections in -file Gallery gelingt es Ihnen, mit intuitiver Leichtigkeit und in kürzester Zeit sämtliche wichtigen Dokumente zur Darstellung der Kunstwerke zu erzeugen. Fassen Sie eine beliebige Auswahl von Werken unter einem Titel zusammen und speichern Sie sie unter Selections. Je nach Anlass können Sie die gespeicherte Auswahl in Form von unterschiedlichsten, an Ihre CI angepassten Layouts als PDF ausgeben, drucken oder per E-Mail versenden. Schnell und unkompliziert erstellen Sie so für externe Präsentationen z. B. Portfolios und Werkverzeichnisse oder – rund um den Verkauf – Angebote, Preislisten und Zertifikate. Für den internen Gebrauch sind u. a. Lagerlisten und -etiketten vorgesehen.

Publikationen*
-file Collectors & Curators ist besonders hilfreich bei der redaktionellen Vorbereitung von Publikationen: Auf Wunsch erstellen wir Templates für Sie, die dem Layout des jeweiligen geplanten Buches grafisch nahekommen. So können Sie die selektierte Werkauswahl gleich so ausgeben, dass Schrifttypen und Formatierungen von InDesign erkannt werden und Grafiker die Daten automatisiert ins Layout einfließen lassen können.

Produktion und Transport
-file Gallery ermöglicht eine präzise und effiziente Logistik rund um die Produktion und den Transport von Kunstwerken. Soll etwa eine Auswahl von Werken zu einer Messe oder einem Sammler geschickt werden, kann dieser Vorgang vollständig erfasst und Transportdokumente wie Etiketten, Versicherungs- und Zolldokumente sowie Leihverträge ausgegeben werden. Die eingerichteten Dokumente ermöglichen Ihnen, alle wichtigen Vorgänge schnell und korrekt abzuwickeln und nachzuverfolgen.

Private View*
Generieren Sie aus einer gespeicherten Selektion eine Privat-View-Ansicht und geben Sie diese über einen temporären Weblink ausgewählten Personen frei. So können Sie Kunden und Interessenten die neusten Werke in ansprechendem Layout mit bildschirmfüllenden Abbildungen zeigen, ohne große PDF-Dateien per E-Mail versenden zu müssen.

Backend für Ihre Website*

Mit -file Gallery können Sie die Werke Ihrer Künstler in wenigen Schritten auf Ihrer Website veröffentlichen. Entweder wir docken -file Gallery an Ihre vorhandene Internetpräsenz an oder wir programmieren für Sie eine neue, mit -file Gallery verbundene Website. Fragen Sie uns nach einem Angebot.
http://www.galeriemichaelhaas.de

* Nicht im Basispreis enthalten.